El cuadro de cantidades Excel, es una herramienta creada para facilitar el cargue de los ítems de tu cotización de forma masiva y sencilla, de la mano de un formato manipulable por ti.
Para completar tu cuadro de cantidades desde el formato Excel de forma exitosa, debes tener en cuanta una serie de reglas, con el fin de permitir a la plataforma reconocer la información que diligenciaste una vez te encuentres cargando tu cotización.
¿Cómo descargo el Excel de cantidades de mi cotización?
Una vez te encuentres en el paso dos de tu cotización, después de leer la descripción detallada y seleccionar un formato de presupuesto, dirígete al botón amarillo que encuentras en la parte inferior y haz clic en Descargar Formato Excel.
NOTA: Debes tener en cuenta que debes descargar un cuadro de cantidades por cada uno de los formatos de presupuesto que escojas previamente. Si en el transcurso de tu licitación decides cambiar de forma de añadir el presupuesto, debes volver a realizar la descarga del cuadro de Excel.
Tipos de cuadros de Excel y como diligenciarlos
- Por Ítems:
Es el formato de presupuesto en el cual se debe especificar un valor unitario presupuestado para cada uno de los ítems cargados y la suma de los mismos será el presupuesto total de la licitación.
Para diligenciar un cuadro cantidades desde el formato Excel con un presupuesto por ítems debes tener en cuenta las siguientes reglas:
1. Solo debes diligenciar los espacios que se encuentran marcados de color gris.
2. Las filas que contengan el nombre de los Capítulos no deben tener ninguna otra información aparte del nombre del capitulo, de lo contrario se tomaran como Items.
3. Es recomendado no diligenciar los campos que no se encuentren marcados previamente con el color gris, el contenido de estos cuadros como parámetros técnicos o observaciones sobre los ítems a cotizar, pueden ser diligenciados posteriormente en el cuadro de cantidades que se cargara en la plataforma.
NOTA: Las columnas cuyo nombre se encuentren acompañados de un asterisco (*) son de carácter obligatorio y debes diligenciarlos para cargar tu cuadro de cantidades en Licify.
- Por CapÍtulos
Es el formato de presupuesto en el cual se debe especificar un valor presupuestado para cada uno de los capítulos cargados y la suma de los mismos será el presupuesto total de la licitación.
Los Capítulos son agrupaciones de ítems divididos según el requerimiento, especialización, proyecto o ciudad.
Para diligenciar un cuadro cantidades desde el formato Excel con un presupuesto por capítulos debes tener en cuenta las siguientes reglas:
1. Solo debes diligenciar los espacios que se encuentran marcados de color gris.
2. Las filas que contengan el nombre de los Capítulos deben tener la cantidad de presupuesto como dato adicional. Los demás campos deben de ir en blanco o de lo contrario la plataforma los tomara como un ítem.
3. Es recomendado no diligenciar los campos que no se encuentren marcados previamente con el color gris, el contenido de estos cuadros como parámetros técnicos o observaciones sobre los ítems a cotizar, pueden ser diligenciados posteriormente en el cuadro de cantidades que se cargara en la plataforma.
NOTA: Las columnas cuyo nombre se encuentren acompañados de un asterisco (*) son de carácter obligatorio y debes diligenciarlos para cargar tu cuadro de cantidades en Licify.
- Por Licitación
Es el formato de presupuesto en el cual se debe especificar un valor presupuestado para toda la licitación.
Para diligenciar un cuadro cantidades desde el formato Excel con un presupuesto por licitación debes tener en cuenta las siguientes reglas:
1. Solo debes diligenciar los espacios que se encuentran marcados de color gris.
2. Las filas que contengan el nombre de los Capítulos no deben tener ninguna otra información aparte del nombre del capitulo, de lo contrario se tomaran como Items.
3. Es recomendado no diligenciar los campos que no se encuentren marcados previamente con el color gris, el contenido de estos cuadros como parámetros técnicos o observaciones sobre los ítems a cotizar, pueden ser diligenciados posteriormente en el cuadro de cantidades que se cargara en la plataforma.
NOTA: Las columnas cuyo nombre se encuentren acompañados de un asterisco (*) son de carácter obligatorio y debes diligenciarlos para cargar tu cuadro de cantidades en Licify.
¿Qué pueden ver los proveedores?
| INSTRUCCIONES | Será visualizado por Proveedores | Será incluido en cuadro comparativo | |||
| 1 | PRESUPUESTO TOTAL LICITACIÓN* | Obligatorio | Valor del Presupuesto total que el usuario desea asignar a la licitación. | NO | SI |
| 2 | CÓD. INSUMO | Opcional | Código del item para su identificación al interior de tu organización. | NO | SI |
| 3 | CÓD. DESTINO | Opcional | Código al cual se llevará el gasto al interior de tu organización. | NO | SI |
| 4 | DESCRIPCIÓN* | Obligatorio | Nombre del ítem a cotizar (incluye alcance, especificaciones técnicas, dimensiones). | SI | SI |
| 5 | UN* | Obligatorio | Unidad de medida (unidad de pago) del ítem a cotizar. | SI | SI |
| 6 | CANT REAL* | Obligatorio | Cantidad REAL a contratar (cantidad REAL que cotizará el proveedor). | SI | SI |
| 7 | CANTIDAD PPTO | Opcional | Cantidad establecida en el presupuesto inicial, puede ser igual a la cantidad real. | NO | SI |
| 9 | VR. UNITARIO | Opcional | Valor unitario presupuestado para cada item (este valor no será tenido en cuenta para calcular el presupuesto total de la licitación). | NO | SI |
| 10 | VR. REFERENCIA | Opcional | Valor unitario de referencia para cada item. | NO | NO |
| 11 | OBSERVACIONES | Opcional | Información adicional sobre la descripción o alcance del item. | SI | NO |
¿Cómo cargar los el cuadro de cantidades en la plataforma?
Para cargar el cuadro de cantidades en la plataforma debes hacer clic al botón amarillo Pegar desde Excel, este abrirá el gestor de archivos de tu computador para seleccionar el Excel de cantidades que acabas de diligenciar.
Si el Excel se encuentra en orden cargara todos los ítems de la cotización en la plataforma, si no, te notificara por medio de un mensaje que parametro no se encuentra en orden.
Una vez el Excel se encuentre cargado de forma correcta, se visualizara de esta manera en la plataforma:
¿Cómo editar información de cuadro de cantidades desde la plataforma?
Una vez cargado de forma correcta el cuadro de cantidades en la plataforma, en las acciones especificas por ítems contaras con dos botones. Al dar clic en el símbolo del cuadrado con un lápiz, entraras a el cuadro de edición de los ítems específico.
Una vez estando en la vista de edición de los ítems específicos, el cuadro de cantidades de la plataforma se vera de esta manera.
Para finalizar la edición de ítems debes dar clic al símbolo de guardar al lado de la X en la columna de acciones. Si lo que deseas es cancelar la edición del ítem, debes de dar clic al sÍmbolo con una X en la columna de acciones en el cuadro de cantidades.
¿Qué son los parámetros técnicos del cuadro de cantidades de mi licitación?
Son los parámetros con los cuales orientaran al proveedor para cotizar los ítems específicos del capitulo, estos parámetros son informativos e indispensables para la valoración de los productos y/o servicios requeridos por ustedes como constructores.
Los parámetros técnicos no son información obligatoria para cargar en la licitación, sin embargo es una fuente de consulta para los proveedores que los ayudara a ser más precisos en la cotización de los requerimientos solicitados.
¿Cómo asigno parámetros técnicos a los capítulos de mi cuadro de cantidades?
La forma de añadir parámetros es dando clic al botón Añadir parámetros, ubicado al final de los capítulos del cuadro de cantidades en la plataforma.
NOTA:Se debe tener en cuenta que la información para añadir parámetros es de es obligatoria y solo se pede cargar 3 parámetros por licitación.