El centro de contacto es el canal directo que tiene los proveedores participantes para comunicarse con las constructoras y viceversa. En el los proveedores podrán resolver sus dudas acerca de la licitación como un espacio de foro de preguntas y respuestas. De igual forma como usuario constructor puedes realizar notificaciones, proporcionar información de interés general, documentos que hayan faltado en la licitación y que faciliten el desarrollo de las propuestas, programar video conferencias con uno o todos los participantes.  


Cómo constructor sabrás que proveedor está realizando preguntas o enviando documentos. Entre los proveedores podrán ver todas las interacciones que se tengan en el centro de contacto. Sin embargo no conocerán que participante esta generando las preguntas por lo que les aparece un nombre anónimo y escogido aleatoriamente por la plataforma, tampoco podrán descargar los documentos adjuntados por otro proveedor. 




Para realizar notificaciones a los proveedores por medio de un mensaje debes hacerlo desde el siguiente botón: 


OPCIÓN 01 | PREGUNTAS ESCRITAS.

 

De está manera podrás enviar información adicional a los participantes de la licitación. Este cuadro de texto no tiene limite de caracteres a escribir. El mensaje debe ser escrito en la barra y una vez completas la información debes dar clic en el botón señalado en la imagen anterior.


El mensaje publicado podrá ser editado o eliminado. Un mensaje editado cambia su estado de publicación por uno de editado y notifica la fecha en que se hizo el cambio en la información. Un mensaje eliminado, queda registrado que el mensaje fue eliminado junto con la fecha en la que se realizo el proceso. Con los logos señalados en la siguiente imagen podemos editar o eliminar los mensajes.





 OPCIÓN 02 | NOTAS DE VOZ


Una de las novedades desarrolladas recientemente en la plataforma es la funcionalidad de audio en el centro de contacto. Con esto podrás responder preguntas y enviar notificación o información por medio de una nota de voz. Cada audio tiene una duración limite de 45 segundos. Dando clic en el botón con forma de micrófonola plataforma comenzará a grabar el audio y una vez termines debes dar clic nuevamente en la opción, así podrás escuchar el audio antes de enviarlo. Con el botón rojo con una x ubicado justo al costado derecho del audio podrás descartar y con el botón verde con símbolo de un avión de papel podrás enviarlo.



Una vez enviada tu nota da voz podrás eliminarlo del mensaje dando clic al botón amarillo con símbolo de bote de basura ubicado al costado derecho del mensaje. Por medio de lo tres botones ubicados en la parte izquierdo también vas a poder descargar tu nota de voz o alterar la velocidad de la reproducción. Todos los usuarios con acceso a la licitación podrán escuchar tanto los audios de las constructoras como de los proveedores.


OPCIÓN 03 | VIDEOCONFERENCIA 



Por medio del tercer botón ubicado en la barra de preguntas al final del centro de contacto, tendrás la opción de  agendar una reunión virtual con los proveedores participantes o con uno de ellos. Para esto debes dar clic en el botón amarillo, señalado en la foto inmediatamente anterior, con una cámara dentro. Una vez oprimes la opción, la plataforma te indicará el siguiente formulario.


Inicialmente debemos definir si queremos realizar la reunión con un solo participante o con todos los usuarios que se encuentren diligenciando su propuesta. Si deseamos realizar la video conferencia con Licify, al diligenciar esta información la plataforma agenda una reunión por GoogleMeet e invita a los usuarios pertinentes. Debemos diligenciar un nombre para el evento a realizar, la fecha y hora a ejecutar el espacio y, en caso de tener un link propio, debes ingresarlo en la ultima barra horizontal que encuentras en el formulario. Una vez agendada la video conferencia encontrarás el siguiente mensaje en el centro de contacto:



OPCIÓN 04 | ADJUNTAR DOCUMENTOS 



Con el botón señalado en la imagen anterior, podrás adjuntar documentos en el centro de contacto, facilitando así proporcionar a los proveedores documentos que no hayan sido cargados en la licitación y que pueden ayudar al usuario a responder sus dudas o medir su cotización. Una vez oprimimos el botón la plataforma abrirá el disco duro de nuestro computador, únicamente debemos escoger el documento a subir y seleccionar la opción abrir. 


El documento quedará cargado en la plataforma, previo al envío, como se puede visualizar en la siguiente imagen:


Cada documento adjunto en el centro de contacto podrá ir acompañado con un texto que contextualice al receptor final acerca el documento. Una vez cargado y escrito el mensaje a enviar junto con el documento debemos dar clic al botó amarillo que encierra un símbolo de avión de papel para enviar el mensaje. Una vez enviado el mensaje aparecerá en el centro de contacto así:



Publicado el mensaje con un documento encontramos 3 botones con los cuales podemos descargar el documento adjuntado oprimiendo el primer botón de izquierda a derecha. Podemos editar la información suministrada en el texto con el segundo botón de un cuadro con un lápiz y oprimiendo el último botón con símbolo de caneca de basura podemos eliminar el mensaje. 


Es importante resaltar y tener en cuenta que estos documentos serán públicos para todos los participantes y que al igual que un usuario constructor, los proveedores pueden adjuntar documentos en sus respuestas o preguntas, sin embargo, la información sigue siendo anónima y otro proveedor no podrá descargar los documentos compartidos por los demás participantes.