El centro de contacto es el canal directo que tiene los proveedores participantes para comunicarse con las constructoras y viceversa. En el los proveedores podrán resolver sus dudas acerca de la licitación como un espacio de foro de preguntas y respuestas. De igual forma como usuario constructor puedes realizar notificaciones, proporcionar información de interés general, documentos que hayan faltado en la licitación y que faciliten el desarrollo de las propuestas, programar video conferencias con uno o todos los participantes.
Cómo constructor sabrás que proveedor está realizando preguntas o enviando documentos. Entre los proveedores podrán ver todas las interacciones que se tengan en el centro de contacto. Sin embargo no conocerán que participante esta generando las preguntas por lo que les aparece un nombre anónimo y escogido aleatoriamente por la plataforma.
Para realizar las preguntas a la constructora vas a tener 4 opciones:
OPCIÓN 01 | PREGUNTAS ESCRITAS.
En este espacio vas a podes escribir tus preguntas al constructor, estas preguntas no tienen un numero estipulado de caracteres, la forma de realizar estas preguntas es por medio de la barra que encuentras en la parte final de tu licitación. Una vez termines de escribir tu pregunta debes dar clic al primer botón amarilla ubicado en la parte derecha con el símbolo del avión de papel para que tu pregunta quede registrada en el foro de forma anónima.
Una vez publicada tu pregunta vas a contar con dos opciones para editar o borrar la información, estas opciones se encuentran en la ´parte derecha del mensaje que te aparecerá publicado en el centro de contacto.
OPCIÓN 02 | NOTAS DE VOZ
Por este medio podrás hacer las preguntas al constructor por medio de una nota de voz, la cual tendrá una duración máxima de 45 segundos, una vez realizada la grabación de tu pregunta podrás volver a escucharla antes de enviarla. Para borrar o enviarla cuentas con dos botones de color rojo y verde respectivamente en la parte derecha de tu nota de voz , para enviar tu nota debes dar clic al botón verde con el símbolo de un avión de papel. para borrar tu nota debes dar clic al botón rojo con el símbolo de la equis.
Una vez enviada tu nota da voz paras a poder borrarla por medio del botón derecho que se encuentra en la parte izquierda del mensaje dando clic al botón amarillo con símbolo de bote de basura. Por medio de lo tres botones ubicados en la parte izquierdo también vas a poder descargar tu nota de voz o alterar la velocidad de la reproducción.
NOTA: Una vez publicada tu nota de voz en el centro de contacto, todos los participantes de la licitación podrán escuchar tu pregunta a la constructora.
OPCIÓN 03 | VIDEOCONFERENCIA
Por medio del tercer botón ubicado en la barra de preguntas al final del centro de contacto, tendrás la opción de proponerle a la constructora tener una videoconferencia contigo con el fin de responder todas tus preguntas, la forma de realizar el agendamiento es dando clic al botón amarillo con el símbolo de la cámara.
En este apartado podrás proponerle a la constructora un día y una hora para llevar al cabo la reunión, debes tener en cuenta que la constructora puede re definir la fecha según disponibilidad de calendario. Para esto tendrás que diligenciar la información requerida dando un nombre a la reunión, una fecha y si posees un enlace propio en alguna de las plataformas utilizadas por tu empresa para la reunión, lo podrás adjuntar en el ultimo apartado, sino la reunión se agendara automáticamente por Google Meet.
OPCIÓN 04 | DOCUMENTO ADJUNTO
En esta opción podrás agregar documentos adjuntos al mensaje creado para preguntar al constructor, la forma descargar un documentó es por medio de la cuarta opción que encontraras en la parte derecha de la barra ubicada al final del centro de contactos con el símbolo de un clip.
La forma de cargar la documentación es seleccionar por medio del gestor de archivos de tu computador el documentó que quieres enviar a la constructora, el nombre de este documento aparecerá de color azul en la parte derecha del cajón de mensajes . Para enviar este mensaje debes hacer clic en la primera opción con el símbolo de avión de papel.
Una vez enviada la pregunta con el archivo adjunto, la constructora podrás descargar y revisar la información para posteriormente darte una respuesta. El mensaje enviado podrás editarlo, borrarlo o descargar la documentación por medio de lastres opciones que te aparecerán en la parte derecha una vez el mensaje se encuentre publicado en el centro de contacto. 