En muchas oportunidades los constructores requieren almacenar en la plataforma documentos asociados a la licitación como: Actas de comité, Análisis técnico de las propuestas, Cartas de adjudicación, entre otros. Para estos documentos Licify ha generado de la funcionalidad "DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS" para cada licitación, los cuales podrán ser almacenados para su consulta en temas de auditoria y trazabilidad de las negociaciones.
Para realizar el cargue de documentos en esta sección, debes ingresar a la licitación de tu interés y seleccionar la opción DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS:
Paso 1: Debes crear las categorías o carpetas en donde será almacenada y agrupada la información. Las categorías creadas en esta sección son aplicables de manera transversal a todas las licitaciones, por lo cual te sugerimos generar una estructura estandarizada aplicable para todas las negociaciones, por ejemplo:
01. ACTAS COMITÉ TÉCNICO
02. EVALUACIÓN TÉCNICA DE PROVEEDORES
03. CARTAS DE ADJUDICACIÓN
Para crear una categoría selecciona la opción "AÑADIR CATEGORÍA" e indica el nombre que has seleccionado para nombrarla. Luego selecciona "GUARDAR":
Paso 2: Una vez creadas las categorías puedes proceder con el cargue del documentos asociado. Para cargar un documento selecciona la opción "AÑADIR DOCUMENTO", indica el nombre del documento y selecciona la categoría en la cual debe almacenarse (el documento será visible para los usuarios del perfil constructor). Adicionalmente puedes seleccionar si el documento puede ser visible para los proveedores participantes en la licitación o para el proveedor seleccionado como adjudicatario. Luego selecciona el documento desde tu PC y elige GUARDAR:
Para consultar los documentos guardados Licify te permite realizar la búsqueda por los filtros: Nombre del documento, fecha de publicación, usuario, categoría y última actualización. Así mismo puedes realizar las siguientes acciones: Descargar, editar y eliminar.
Nota: Puedes activar la opción "Permitir que los documentos sean visibles antes de la adjudicación" para compartir los documentos con los proveedores mientras las licitaciones está en estado PUBLICADA O FINALIZADA.