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Consejos y mejores prácticas para diligenciar una Licitación Clásica

Diligenciar Paso uno | General

Diligenciar Paso dos | Productos

Aprende y conviertete en experto con nuestro formato en Excel

Diligenciar Paso tres | Documentos

Diligenciar Paso cuatro | Proveedores



Accede al proyecto en el cual deseas crear la licitación


Si tu licitación ya se encuentra planeada puedes hacerlo de dos maneras:

  1. Desde el tablero: Desplazate hacia abajo hasta la sección Licitaciones que requieren atención, localiza la licitación planeada (debe estás próxima a publicar), dale clic y luego en el botón Crear licitación.
  2. Desde el Plan de compras • Diagrama de Gantt: Dando clic en la licitación planeada y luego en el botón Crear licitación. 

Si la licitación no está planeada puedes hacerlo desde la sección licitaciones en el botón Crear licitación.

 

Asegúrate de llenar los datos básicos para el Plan de Compras, te solicitaremos el nombre de la licitación, categoría, fecha de publicación, fecha de adjudciación y presupuesto para que automáticamente haga parte del Plan de Compras.




Consejos y mejores prácticas para diligenciar una Licitación Clásica

Crea la licitación perfecta y parametrizala en cuatro (4) pasos:


Paso uno (1) | General

Debes ingresar y/o seleccionar los datos básicos de la licitación:

 

  • Nombre: Procura que sean nombres claros y específicos para que los proveedores puedan encontrar tu licitación facilmente.

 

  • Categoría y Subcategoría: Esta información actúa como filtro para notificar a los proveedores que cumplen este requisito y de esta manera garantizar proponentes idóneos interesados en tus licitaciones.

 

  • Descripción: Es la introducción a la licitación, puedes incluir información complementaria al nombre y sirve para ser un poco más especifico con los proveedores acerca de tu licitación.

 

  • Fecha de cierre: Fecha límite en la que el proveedor puede enviar su cotizaciónAsigna una fecha mayor a ocho (8) días para que los proveedores puedan completar su cotización con éxito.

 

  • Tipo de cotización: Es la manera de indicarle al proveedor cuál de los cuatro (4) tipos de trabajo debe realizar y la forma en que debe realizar su cotización.




NOTA: Con el fin de garantizar la estandarización de las propuestas en el cuadro comparativo, Licify te permite establecer la modalidad de aplicación de IVA para cada tipo de trabajo.

 

  1. Suministro/Servicios (IVA pleno): Permitirá al proveedor indicar el porcentaje de IVA aplicable para cada uno de los items cotizados teniendo presente que estos pueden tener porcentajes diferentes según la legislación aplicable (excento 0%, 5%, 19%). 
  2. Instalación/Mano de obra (IVA sobre utilidad AIU): Permitirá al proveedor indicar sus porcentajes de Administración, Imprevistos y Utilidad y el IVA del 19% será aplicado sobre la Utilidad.
  3. Suministro  + Instalación (IVA sobre AIU): Aplica IVA sobre utilidad para ambos valores unitarios (SUMINISTRO E INSTALACIÓN).
  4. Suministro  + Instalación (IVA Pleno en suministro + IVA sobre utilidad AIU en instalación ): Aplica IVA pleno para los valores unitarios del suministro de materiales y aplica IVA sobre utilidad para los valores unitarios de la instalación.

 

  • Experiencia requerida: La experiencia del proveedor será un criterio de evaluación a tener en cuenta para su posicionamiento en el cuadro comparativo. El número de años que definas como la experiencia mínima para cada proveedor, será determinado con base en el año de constitución de la empresa. Este dato es suministrado por la firma eInforma.



  • Visita de obra: Puedes indicar datos de contacto y fecha para realizar la visita en la obra.


  • Recepción de muestras: Puedes indicar datos de contacto y fecha si requieres recibir muestras.


Una vez terminado de diligenciar el paso uno (1), verifica toda la información antes de continuar al paso dos. 




Paso dos (2) | Productos/servicios

Debes especificar todos los ítems que se incluirán en la licitación para ser cotizados, puedes hacerlo directamente en la plataforma o cargar los archivos desde un formato en Excel.

 

  • Desde la plataforma: Ingresa manualmente cada capítulo e ítem en la licitación indicando la descripción del ítem, unidad de medida, cantidad, presupuesto valor unitario (el cual solo se verá reflejado en el cuadro comparativo y no será visible para ningún proveedor), y observaciones correspondientes. Una vez ingresada la información debes seleccionar el botón “+” (o desde el teclado oprimir enter) para agregar el ítem y continuar con el siguiente. 

 

  • Desde Excel: Puedes cargar en la plataforma un archivo en Excel con la información de los capítulos e ítems de la licitación, para esto debes utilizar la plantilla de LICIFY que podrás descargar desde la opción "DESCARGAR FORMATO EXCEL". 


 

Aprende y conviertete en experto con nuestro formato en Excel


Si seleccionaste la opción de cargar tus ítems desde Excel, puedes visualizar un cuadro con dos opciones (Formato sin capítulos y Formatos con capítulos) la cual debes seleccionar de acuerdo a la información que requieras. 

 

Al ingresar al archivo de Excel podrás encontrar el nombre de tu empresa, nombre del proyecto, fecha de creación del formato y nombre de la licitación, a continuación, encontraras los espacios para el detalle de los ítems de la licitación. 

 

Formato sin capítulos: Ingresa el nombre del ítem a partir de la primera fila, descripción detallada, presupuesto (el cual solo se verá reflejado en el cuadro comparativo y no será visible para ningún proveedor), unidad de medida, cantidad y observaciones. 


Formato con capítulos: Ingresa el nombre del capítulo en la primera celda indicada con “Capitulo 1” no agregues ningún dato en las demás celdas de la misma fila. Agrega los ítems del capítulo a partir de la siguiente fila sin dejar espacios, en esta misma fila ingresa la descripción detallada del ítem, presupuesto (el cual solo se verá reflejado en el cuadro comparativo y no será visible para ningún proveedor), unidad de medida, cantidad y observaciones. Repite el proceso para cada capítulo que deseas crear. 

 

Una vez diligenciada la plantilla con toda tu información debes seleccionar la opción PEGAR DESDE EXCEL y seleccionar la ubicación en donde tienes guardado el archivo de Excel en tu pc. 



Una vez terminado de diligenciar el paso dos (2), verifica toda la información antes de continuar al paso tres.



Paso 3 | Documentos

Puedes incluir y solicitar documentos relevantes para la licitación.

 

¿Necesitas solicitar documentos a los proveedores?

Si tu respuesta es SI, activarás la lista despegable de documentos en donde podrás marcar o desmarcar el documento que requieras.


 

Tip Licify: Ya no tendrás que pedir los documentos legales y financieros, pues éstos estarán cargados y disponibles en el perfil del proveedor.

 

¿Requires documentos extra?

Si el documento que necesitas no está en la lista anterior y tu respuesta es SI, debes indicar el nombre a través de la opción "nuevo documento" y seleccionando la opción "+", se creará un campo adicional para que el proveedor adjunte este documento debidamente diligenciado. Ejemplo: formato de inscripción para proveedores.


 

¿Necesitas adjuntar documentos ?

Si tu respuesta es SI, como constructor puedes adjuntar a los proveedores documentos extra como por ejemplo los pliegos de condiciones aplicables a la licitación y todos los documentos anexos como: "manual de contratistas", requisitos de seguridad y salud en el trabajo" o "minuta contractual tipo" y los formatos registrados en el punto anterior (documento adicional) y que requieren sean diligenciados y adjuntados por el proveedor. 


Tip Licify: La información cargada no debe superar 25 MB.


¿Quieres adjuntar un link?

 Podrás compartir con tus proveedores los archivos que superan los a 25 MB (como planos en autocad) a través de un link de descarga de Google Drive o Dropbox.

 

 

¿Quieres adjuntar un modelo BIM?

 

Licify cuenta con un visor de modelos 3D creado con metodología BIM. Allí podrás cargar tus modelos para que el proveedor pueda acceder a la visualización del mismo. La información cargada no debe superar 80 MB.



Una vez terminado de diligenciar el paso tres, verifica toda la información antes de continuar al paso cuatro.




Paso 4 | Proveedores

Definirás los proveedores participantes y como será su evaluación de propuestas

 

¿Qué tipo de licitación deseas realizar?

 

Abierta: La licitación está disponible para todos los proveedores registrados en la plataforma que coincidan en la categoría, subcategoría, experiencia y tipo de trabajo que indicaste para la licitación.

 

Cerrada:  Únicamente para proponentes invitados por tu empresa. 

 

¿Cómo invitar proveedores a mi licitación?

Tienes dos maneras de invitar a proveedores

 

1. Desde Excel: Puedes hacer uso de un formato en Excel seleccionando la opción "Descarga este formato de Excel" donde encontraras, nombre de tu empresa, nombre del proyecto, fecha de descarga del formato y nombre de la licitación, luego encontrarás los espacios para ingresar los datos de tus proveedores invitados, nombre de la empresa, nombre del contacto, email y teléfono, una vez diligenciada la plantilla con toda la información debes seleccionar la opción PEGAR DESDE EXCEL y seleccionar la ubicación en donde tienes guardado el archivo de Excel en tu PC, verifica que la información esté completa. 

 

Luego de realizado este procedimiento automáticamente llega a los correos relacionados la invitación para participar en la licitación. Para adicionar otro proponente al listado de invitados simplemente seleccionas la opción "Añadir nuevo proveedor" como se indica en la opción No.2 e ingresa los datos requeridos.

 

NOTA: Ten presente que la información ingresada debe coincidir con la solicitada en el formato de excel para que sea reconocido por la plataforma al momento de cargar el archivo nuevamente.

 

2.Desde nuestro buscador: En el buscador, digita el nombre de la empresa, persona encargada o correo electrónico. Si el proveedor ya está en Licify se desplegará una lista con el/los proveedores que coincidan con tu búsqueda. Para seleccionarlo simplemente haz clic en el resultado de tu búsqueda, este se añadirá a la tabla de "Proveedores participantes".


 Si al hacer la búsqueda no encuentras al proveedor requerido podrás seleccionar el botón "¿No lo encuentras? Clic para añadir proveedores nuevos" y llena los datos solicitados.


Debajo del buscador encontraras un listado donde podrás verificar el listado de proveedores invitados. Podrás eliminar a cualquier proveedor de la lista si así lo requieres.


 

¿Qué es y cómo funciona la evaluación de propuestas?

 

La evaluación de propuestas contiene una metodología que mediante la asignación de puntaje a tres criterios: valor propuesta, rating financiero y experiencia, permite determinar el ranking de las propuestas de manera objetiva en los cuadros comparativos y te permitirá tener un punto de referencia para tomar mejores deciciones al momento de adjudicar un propuesta.   


  • Valida que la sumatoria total del puntaje asignado a cada criterio sea 100 puntos (podrás asignar cero puntos al criterio que no deseas que sea evaluado).


  • Ingresa al cuadro comparativo y verifica el puntaje obtenido por cada proveedor (puedes descargar el cuadro comparativo a excel).


 

Evaluaremos las propuestas de acuerdo al puntaje establecido al momento de crear la licitación, teniendo presente las siguientes premisas:

 

  • El valor de la propuesta se evaluará dentro de un rango de desviación estándar para invalidar aquellas propuestas anormalmente bajas o altas.

 

  • El rating financiero hace referencia a la evaluación de riesgo financiero que será determinado en base a los indicadores de liquidez, endeudamiento y rentabilidad del proveedor durante último periodo.

 

  • La experiencia se evaluará en base al año de constitución de la empresa frente a la experiencia mínima requerida en la licitación.



Una vez terminado de diligenciar el paso cuatro, verifica toda la información antes de continuar.

Si todo esta correcto dale clic a vista previa.


Si mi vista previa está correcta, ¿Cómo publico mi licitación?


Una vez estes listo para publicar la licitación, dale clic a PUBLICAR.


Tip Licify: Revisa muy bien la fecha de cierre de tu licitación para que los proveedores tengan el tiempo suficiente para completarla.



Una vez creada la licitación podrás visualizarla en el listado de la sección PROYECTOS, ingresando al proyecto en el cual realizaste la creación de la licitación. Una vez allí podrás acceder a través de la opción “VER LICITACIÓN” en donde podrás realizar modificaciones y realizar seguimiento a los participantes invitados, visualizando en tiempo real el estado en el que se encuentra el envío de sus propuestas.