Para crear una licitación debes acceder al proyecto en el cual deseas crear la licitación, seleccionar la opción “CREAR LICITACIÓN” y completar 4 sencillos pasos: 


Paso 1 General: Debes ingresar los datos básicos de la licitación: Nombre, categoría, subcategoría, descripción básica del proceso licitatorio y la fecha final que indica la fecha máxima en la cual deseas recibir las propuestas de los proveedores interesados en participar. 


Es importante seleccionar correctamente la categoría y subcategoría de la licitación pues la información ingresada actúa como filtro para notificar a los proveedores que cumplen este requisito y de esta manera garantizar proponentes idóneos interesados en tus licitaciones. 


Luego de ingresar la información seleccionar la opción CONTINUAR. 


Paso 2 Detalle: En este paso se deben especificar todos los ítems que se incluirán en la licitación para ser cotizados. Para esta labor tienes dos opciones: 


  • La opción número 1, es ingresar manualmente cada capítulo e ítem en la licitación indicando la descripción del ítem, unidad de medida, cantidad, presupuesto valor unitario (el cual solo se verá reflejado en el cuadro comparativo y no será visible para ningún proveedor), y observaciones correspondientes. Una vez ingresada la información debes seleccionar el botón “+” para agregar el ítem y continuar con el siguiente. 


  • La opción número 2, te permitirá cargar en la plataforma un archivo en Excel con la información de los capítulos e ítems de la licitación, para esto debes utilizar la plantilla de LICIFY que podrás descargar desde la opción "DESCARGAR FORMATO EXCEL". 


Para el adecuado diligenciamiento del formato debes seguir estas indicaciones: una vez seleccionada la opción DESCARGAR FORMATO EXCEL puedes visualizar un cuadro con dos opciones (Formato sin capítulos y Formatos con capítulos) la cual debes seleccionar de acuerdo a la información que requieras. 


Al ingresar al archivo de Excel podrás encontrar el nombre de tu empresa, nombre del proyecto, fecha de creación del formato y nombre de la licitación, a continuación, encontraras los espacios para el detalle de los ítems de la licitación. 


Formato sin capítulos: Ingresa el nombre del ítem a partir de la primera fila, descripción detallada, presupuesto (el cual solo se verá reflejado en el cuadro comparativo y no será visible para ningún proveedor), unidad de medida, cantidad y observaciones. 

Formato con capítulos: Ingresa el nombre del capítulo en la primera celda indicada con “Capitulo 1” no agregues ningún dato en las demás celdas de la misma fila. Agrega los ítems del capítulo a partir de la siguiente fila sin dejar espacios, en esta misma fila ingresa la descripción detallada del ítem, presupuesto (el cual solo se verá reflejado en el cuadro comparativo y no será visible para ningún proveedor), unidad de medida, cantidad y observaciones. Repite el proceso para cada capítulo que deseas crear. 


Una vez diligenciada la plantilla con toda tu información debes seleccionar la opción PEGAR DESDE EXCEL y seleccionar la ubicación en donde tienes guardado el archivo de Excel en tu pc. 


Luego de ingresar la información es importante que realices una verificación rápida para validar que toda la información ha subido a la plataforma completa, posteriormente seleccionar la opción CONTINUAR. 


Paso 3 Servicios: En este paso debes especificar los parámetros de selección para tus proveedores, entre los criterio está: Experiencia mínima que deseas exigir (La información aquí ingresada actúa como filtro para notificar a los proveedores que cumplen este requisito y de esta manera garantizar proponentes idóneos interesados en tus licitaciones abiertas). 


Adicionalmente debes indicar el servicio requerido, es decir, solo suministro, solo instalación o suministro + instalación. 


Posteriormente debes indicar si requiere visita (indicando los datos de la persona encargada de la visita), si requiere entrega de muestras y adicionalmente seleccionar de la lista predeterminada la documentación que deseas exigir a los proponentes como requisito para la presentación completa de sus ofertas. En caso que debas exigir algún documento que no se encuentre en el listado predeterminado, lo podrás incluir en la opción “OTRO”, marcando la opción “SI” e indicando el nombre del documento personalizado y seleccionando el botón “+” para agregar al listado. 


Finalmente debes indicar si deseas adjuntar términos de la convocatoria, links de descarga y documentos adicionales marcando la opción “SI” y seleccionando el botón “+” para agregar al listado. Los documentos aquí suministrados brindarán toda la información correspondiente a la licitación a los proponentes interesados en participar. 


Paso 4 Proveedores: En esta sección podrás incluir los proveedores invitados a participar en tu licitación especificando si la licitación es abierta o cerrada, abierta quiere decir que la licitación está disponible para todos los proveedores registrados en la plataforma que coincidan en la categoría, subcategoría, experiencia y tipo de trabajo que indicaste para la licitación y cerrada es únicamente para proponentes invitados por tu empresa. 


Para ingresar los datos de tus invitados tienes dos opciones: 


  • Opción No.1 Permite el ingreso manual de los datos de contacto de cada proveedor, especificando nombre, email y teléfono, una vez ingresada la información debes seleccionar la opción “+” para agregar los datos del proponente invitado y continuar de la misma manera con el siguiente. 
  • Opción No.2 es a través del formato de Excel el cual se descarga seleccionando la opción DESCARGAR FORMATO EXCEL donde encontraras, nombre de tu empresa, nombre del proyecto, fecha de descarga del formato y nombre de la licitación, a continuación encontrarás los espacios para ingresar los datos de tus proveedores invitados, nombre de la empresa, nombre del contacto, email y teléfono, una vez diligenciada la plantilla con toda la información debes seleccionar la opción PEGAR DESDE EXCEL y seleccionar la ubicación en donde tienes guardado el archivo de Excel en tu PC, verifica que la información esté completa. Luego de realizado este procedimiento automáticamente llega a los correos registrados la invitación para participar en la licitación. Para adicionar otro proponente al listado de invitados simplemente seleccionas la opción Editar Participantes e ingresas los datos requeridos. 


Para finalizar debes seleccionar el método para calcular el ranking de los proveedores dentro del cuadro comparativo de modo que puedas visualizar rápidamente las posiciones de las ofertas presentadas por los proveedores, para esto la plataforma te ofrece dos opciones, la primera opción es seleccionar “POR PRECIOS” lo cual ordenará las propuestas sugiriendo el menor valor de las propuestas como la mejor elección, la segunda opción es seleccionar “POR PRECIOS Y CRITERIOS” para asignar una ponderación específica a los criterios que deseas incluir para el cálculo de las posiciones. 


Luego, selecciona la opción CONTINUAR para visualizar un resumen de toda la licitación y por último selecciona PUBLICAR. Una vez creada la licitación podrás visualizarla en el listado de la sección PROYECTOS, ingresando al proyecto en el cual realizaste la creación de la licitación. Una vez allí podrás acceder a través de la opción “VER LICITACIÓN” en donde podrás realizar modificaciones y realizar seguimiento a los participantes invitados, visualizando en tiempo real el estado en el que se encuentra el envío de sus propuestas.